ज्ञापन क्या होता है: ज्ञापन का अर्थ, परिभाषा, प्रकार, अंतर, ज्ञापन का प्रारूप, ज्ञापन की विशेषता

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ज्ञापन से आप क्या समझते हैं, ज्ञापन क्या होता है, ज्ञापन क्या है 

ज्ञापन का प्रयोग अधीनस्थ अधिकारियों के ऐसी सूचना भेजने के लिए किया जाता है जो सरकारी आदेश के समान नहीं होता ज्ञापन अन्य पुरुष में ही लिखा जाता है और इसमें भी संबोधन अथवा अधोलेखन नहीं होता सिर्फ अधिकारी के हस्ताक्षर और उसका नाम होता है पाने वाले का नाम और पदनाम हस्ताक्षर के नीचे पत्र की बाई तरफ लिखा जाता है सरकारी कार्यालयों में अधिकारी अथवा कर्मचारियों की नियुक्तियां, तैयारियां, स्थानांतरण, वेतन वृद्धि आदि अनेक बातों के लिए ज्ञापन का प्रयोग किया जाता है। इसी के साथ कार्यालय प्रार्थना पत्रों आवेदन पत्र आदि का पावती भेजनी तथा अधीनस्थ कार्यालयों को पूरी तरह सरकारी नहीं होने वाले आदेश भेजने के लिए भी ज्ञापन का प्रयोग किया जाता है। कार्यालय ज्ञापन भारत सरकार अथवा राज्य सरकार के मंत्रालयों के बीच पत्र व्यवहार को कहते हैं। इसके द्वारा परस्पर सूचनाएं भी एकत्र की जाती है। परस्पर मंत्रालयों अथवा विभागों के बीच यह प्रचार होता है जो समान स्तर के हो।

‌ ज्ञापन कार्यालय पत्रचार का ही एक महत्वपूर्ण प्रभेद है किंतु समान कार्यालय पत्र व्यवहार और ज्ञापन में अंतर होता है। कार्यालनिय कामकाज में ज्ञापन एक व्यक्ति किसी दूसरे व्यक्ति को नहीं किंतु टिक अधिकारी दूसरे उनसे कनिष्ठ अधिकारी को लिखते हैं ज्ञापन सीधे विषय से संबंधित प्राय: लिखे जाते हैं अतः ज्ञापन लिखने वाले पदाधिकारी को सरकारी नीतियों तथा सेवा सूत्रों की पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए। ज्ञापन संक्षिप्त और विषयानुरूप ही लिखे जाने चाहिए। ज्ञापन तैयार करते समय ध्यान रहे कि लंबे चौड़े और वर्णात्मक लेखन नहीं हो। ज्ञापन में ना तो संबोधन होता है और ना ही अत्मनिर्देश  होता है किंतु उसके अंत में केवल प्रेषक के हस्ताक्षर तथा पदनाम दिया जाता है। ज्ञापन की भाषा सरल सहज तथा वाक्य एवं पद बिल्कुल छोटे छोटे होने चाहिए। ज्ञापन के बारे में एक बात विशेष रुप से ध्यान में रखी जानी चाहिए की राजभाषा अधिनियम 1976 के अनुसार केंद्रीय कार्यालय में कार्यरत प्रत्येक अधिकारी और कर्मचारी का अधिकार होगा कि उसे दी जाने वाला ज्ञापन केवल हिंदी में मन सकता है और अपना स्पष्टीकरण आदि भी केवल हिंदी में ही प्रस्तुत कर सकता है।

ज्ञापन का अर्थ क्या है 

ज्ञापन एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज होता है, जिसका उपयोग सूचना, आदेश, प्रस्ताव या निर्देश को संप्रेषित करने के लिए किया जाता है। यह सरकारी, व्यावसायिक या संगठनात्मक संचार का एक महत्वपूर्ण माध्यम है।

ज्ञापन किसे कहते हैं

राजकीय पत्राचार में जब अपने समकक्ष या अधीनस्थ अधिकारियों या कर्मचारियों को साधारण संदेश देने के लिए जो पत्र लिखा जाता है उसे ही ज्ञापन कहते हैं।

ज्ञापन की परिभाषा विभिन्न विद्वानों के अनुसार

ज्ञापन (Memorandum) एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ होता है, जिसका उपयोग किसी सूचना, आदेश, प्रस्ताव, या शिकायत को लिखित रूप में प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। विभिन्न विद्वानों ने ज्ञापन को अलग-अलग परिभाषित किया है:

1. ऑक्सफोर्ड डिक्शनरी –
   “ज्ञापन एक आधिकारिक नोट या संचार है, जिसका उपयोग विशेष रूप से किसी कार्यालय, संगठन या सरकार द्वारा सूचना के प्रसार या रिकॉर्ड के रूप में किया जाता है।”

2. डब्ल्यू.जे. केटलर (W.J. Ketler) –
   “ज्ञापन एक लिखित दस्तावेज़ है, जिसमें संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से किसी सूचना, नीति, या निर्देश को प्रस्तुत किया जाता है, जिससे प्रशासनिक कार्यों में पारदर्शिता बनी रहती है।”

3. मैकफारलैंड (MacFarland) –
   “ज्ञापन एक औपचारिक संचार पत्र है, जिसका उपयोग आंतरिक या बाह्य सूचना संचार के लिए किया जाता है, और जो निर्णय लेने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।”

4. ए.एच. रेडफोर्ड (A.H. Redford) –
   “ज्ञापन का मुख्य उद्देश्य किसी सूचना या संदेश को संक्षिप्त और प्रभावी रूप में प्रस्तुत करना है, ताकि संबंधित पक्ष उसे आसानी से समझ सकें और उस पर कार्य कर सकें।”

5. लुईस ए. एलेन (Louis A. Allen) –
   “ज्ञापन संगठन के आंतरिक संचार का एक प्रभावी साधन है, जो कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच सुचारू संवाद को सुनिश्चित करता है।”

ज्ञापन के प्रकार, ज्ञापन कितने प्रकार के होते हैं

ज्ञापन (Memorandum) एक आधिकारिक दस्तावेज़ होता है, जिसका उपयोग किसी सूचना, निर्देश, निर्णय, या संचार को आधिकारिक रूप से प्रसारित करने के लिए किया जाता है। यह सरकारी, व्यावसायिक, कानूनी, तकनीकी और व्यक्तिगत स्तर पर विभिन्न उद्देश्यों के लिए तैयार किया जाता है। ज्ञापन एक लिखित रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है, जो सूचना को स्पष्ट और सुव्यवस्थित रूप में प्रस्तुत करता है।

ज्ञापन का उपयोग मुख्य रूप से संगठनों, कंपनियों, सरकारी कार्यालयों और विभिन्न संस्थानों में किया जाता है। यह आधिकारिक संचार का एक महत्वपूर्ण माध्यम है, जो आंतरिक और बाह्य संचार को व्यवस्थित करने में सहायता करता है। ज्ञापन के कई प्रकार होते हैं, जो उनके उद्देश्य और उपयोग के आधार पर अलग-अलग होते हैं।

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ज्ञापन के प्रमुख प्रकार

ज्ञापन को उनके उद्देश्य, उपयोग और संरचना के आधार पर विभिन्न श्रेणियों में विभाजित किया जाता है। निम्नलिखित प्रमुख ज्ञापन प्रकार विस्तृत रूप में दिए गए हैं:

1. सरकारी ज्ञापन (Government Memorandum)

सरकारी ज्ञापन उन दस्तावेजों को कहते हैं जो सरकार द्वारा किसी विशेष नीति, आदेश, अधिसूचना या निर्देश को जारी करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। यह आमतौर पर सरकारी विभागों और मंत्रालयों के बीच सूचना प्रसारित करने के लिए तैयार किया जाता है।

विशेषताएँ:

• सरकारी कार्यालयों के भीतर आधिकारिक संचार का महत्वपूर्ण माध्यम।
• नीति-निर्माण और नियमों से संबंधित जानकारी को संप्रेषित करता है।
• प्रशासनिक आदेश, नियमों में संशोधन, सेवा शर्तों, सरकारी योजनाओं आदि से संबंधित होता है।

उदाहरण:

• केंद्र या राज्य सरकार द्वारा जारी अधिसूचनाएं।
• सरकारी कर्मचारियों के लिए सेवा शर्तों में संशोधन संबंधी निर्देश।
• किसी विशेष योजना के कार्यान्वयन से संबंधित आदेश।

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2. कार्यालय ज्ञापन (Office Memorandum – OM)

कार्यालय ज्ञापन एक आधिकारिक दस्तावेज़ होता है, जिसका उपयोग सरकारी या गैर-सरकारी कार्यालयों में आंतरिक संचार के लिए किया जाता है।

विशेषताएँ:

• सरकारी और निजी संगठनों के बीच एक औपचारिक संचार माध्यम।
• इसमें कर्मचारियों के लिए नए निर्देश, बदलाव, और नीतियों की जानकारी होती है।
• आमतौर पर वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा कर्मचारियों को संबोधित किया जाता है।

उदाहरण:

• किसी सरकारी कर्मचारी की पदोन्नति या स्थानांतरण संबंधी ज्ञापन।
• किसी विभागीय नीति में बदलाव की सूचना।
• किसी संगठन में अवकाश या कार्य-समय परिवर्तन से संबंधित निर्देश।

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3. व्यापारिक ज्ञापन (Business Memorandum)

व्यापारिक ज्ञापन का उपयोग कंपनियों और व्यवसायों में आंतरिक और बाह्य संचार के लिए किया जाता है। यह व्यापारिक नीतियों, योजनाओं, रिपोर्टों, और अन्य व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है।

विशेषताएँ:

• व्यापारिक संगठनों में उपयोग किया जाने वाला एक औपचारिक दस्तावेज़।
• इसमें कंपनी की नीतियों, योजनाओं और महत्वपूर्ण सूचना का विवरण दिया जाता है।
• संगठन के भीतर विभिन्न विभागों के बीच समन्वय स्थापित करने में सहायक।

उदाहरण:

• किसी उत्पाद की बिक्री रणनीति में बदलाव की सूचना।
• नए कर्मचारियों की भर्ती से संबंधित जानकारी।
• व्यापारिक बैठकों और सम्मेलनों की सूचना।

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4. समझौता ज्ञापन (Memorandum of Understanding – MOU)

समझौता ज्ञापन दो या अधिक पक्षों के बीच किसी समझौते को स्पष्ट करने और भविष्य के सहयोग की रूपरेखा तैयार करने के लिए बनाया जाता है। यह एक औपचारिक समझौता होता है लेकिन कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं होता।

विशेषताएँ:

• यह किसी समझौते या साझेदारी की रूपरेखा प्रस्तुत करता है।
• इसे सरकार, व्यापारिक कंपनियों, और अंतरराष्ट्रीय संगठनों के बीच उपयोग किया जाता है।
• इसमें भविष्य की योजनाओं और दायित्वों का उल्लेख किया जाता है।

उदाहरण:

• दो देशों के बीच व्यापारिक सहयोग समझौता।
• विश्वविद्यालयों के बीच अनुसंधान साझेदारी।
• किसी कंपनी और स्टार्टअप के बीच साझेदारी समझौता।

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5. आंतरिक ज्ञापन (Internal Memorandum)

यह किसी संगठन के भीतर विभागों, कर्मचारियों, या अधिकारियों के बीच संचार का एक माध्यम होता है।

विशेषताएँ:

• संगठन के भीतर सूचना प्रसारित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
• इसमें निर्देश, कार्य योजना, या नीतियों से संबंधित जानकारी होती है।
• आमतौर पर वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा जारी किया जाता है।

उदाहरण:

• किसी कंपनी में कर्मचारियों के लिए कार्यान्वयन निर्देश।
• किसी विभाग के कार्यक्षेत्र में बदलाव की सूचना।
• परियोजनाओं और लक्ष्यों से संबंधित बैठक सूचना।

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6. तकनीकी ज्ञापन (Technical Memorandum)

तकनीकी ज्ञापन उन दस्तावेजों को कहा जाता है जो किसी वैज्ञानिक, तकनीकी, या इंजीनियरिंग परियोजना से संबंधित जानकारी प्रदान करते हैं।

विशेषताएँ:

• अनुसंधान, विकास, और नवाचार से संबंधित तकनीकी विवरण प्रदान करता है।
• इसका उपयोग वैज्ञानिक और इंजीनियरिंग क्षेत्र में अधिक किया जाता है।
• इसमें तकनीकी निर्देश, विश्लेषण, और निष्कर्ष होते हैं।

उदाहरण:

• किसी नई तकनीक के विकास पर रिपोर्ट।
• किसी उपकरण के उपयोग से संबंधित दिशा-निर्देश।
• वैज्ञानिक अनुसंधान निष्कर्षों का सारांश।

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7. वित्तीय ज्ञापन (Financial Memorandum)

यह ज्ञापन वित्तीय मामलों, बजट आवंटन, और वित्तीय नीतियों से संबंधित होता है।

विशेषताएँ:

• सरकारी और व्यावसायिक संगठनों में वित्तीय योजनाओं से संबंधित होता है।
• बजट और व्यय से संबंधित निर्देशों को स्पष्ट करता है।
• इसमें वित्तीय नीतियों, व्यय योजनाओं और अनुदानों का विवरण होता है।

उदाहरण:

• किसी सरकारी योजना के लिए बजट आवंटन की अधिसूचना।
• कंपनी के वित्तीय रिपोर्ट या लाभ हानि विवरण।
• किसी परियोजना के लिए वित्तीय सहायता योजना।

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8. कानूनी ज्ञापन (Legal Memorandum)

यह ज्ञापन कानूनी मामलों, नियमों, और नीतियों से संबंधित होता है और वकीलों, न्यायालयों, और कानूनी सलाहकारों द्वारा उपयोग किया जाता है।

विशेषताएँ:

• इसमें कानूनी प्रक्रियाओं, अधिनियमों, और विधिक सलाह का उल्लेख होता है।
• इसका उपयोग अदालतों, कानून फर्मों, और विधि संगठनों में किया जाता है।
• यह किसी कानूनी मामले पर विश्लेषण और सुझाव प्रदान करता है।

उदाहरण:

• किसी कानूनी मामले में सलाह देने हेतु दस्तावेज़।
• किसी विधि संशोधन से संबंधित अधिसूचना।
• न्यायालय के किसी आदेश का विवरण।

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9. व्यक्तिगत ज्ञापन (Personal Memorandum)

यह व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए तैयार किया जाने वाला एक अनौपचारिक दस्तावेज़ होता है, जिसमें निजी नोट्स या अनुस्मारक हो सकते हैं।

विशेषताएँ:

• अनौपचारिक और व्यक्तिगत उपयोग के लिए तैयार किया जाता है।
• इसमें व्यक्तिगत योजनाएं, लक्ष्य, या अनुस्मारक होते हैं।
• किसी विशेष कार्य या बैठक के विवरण के लिए उपयोग किया जाता है।

उदाहरण:

• किसी मीटिंग के लिए नोट्स।
• व्यक्तिगत कार्य योजना।
• अनुस्मारक और लक्ष्य निर्धारण सूची।

ज्ञापन एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ होता है जो सरकारी, व्यावसायिक, कानूनी, तकनीकी, और वित्तीय संचार में सहायता करता है। यह विभिन्न उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है और इसके कई प्रकार होते हैं, जो इसकी उपयोगिता और महत्व को दर्शाते हैं।

मुख्य रूप से ज्ञापन के दो प्रकार होते हैं
१. ज्ञापन
२. कार्यालय ज्ञापन

 १.  ज्ञापन:-

ज्ञापन को एक ही मंत्रालय के विभाग में प्रस्तुत किया जाता है जैसे शिक्षा मंत्रालय के ज्ञापन को विभिन्न राज्यों के शिक्षा मंत्रालय में प्रस्तुत ही प्रस्तुत किया जाएगा।

२. कार्यालय ज्ञापन:-
कार्यालय ज्ञापन वह ज्ञापन होता है जहां पर विभिन्न मंत्रालयों और विभागों के बीच संदेशों का आदान-प्रदान किया जाता है जैसे बिहार राज्य के कृषि विभाग के ज्ञापन को पश्चिम बंगाल राज्य के व्यवसायिक विभाग में प्रस्तुत किया जाना कार्यालय ज्ञापन कहलाता है।

ज्ञापन और कार्यालय ज्ञापन में क्या अंतर है

ज्ञापन (Memorandum) और कार्यालय ज्ञापन (Office Memorandum) में मुख्य अंतर:

विशेषता	ज्ञापन (Memorandum)	कार्यालय ज्ञापन (Office Memorandum)
परिभाषा	ज्ञापन एक औपचारिक दस्तावेज होता है जिसका उपयोग किसी सूचना, निर्णय, या निर्देश को संप्रेषित करने के लिए किया जाता है।	कार्यालय ज्ञापन सरकारी या आधिकारिक संचार का एक स्वरूप होता है, जिसमें किसी नीति, नियम, या आधिकारिक निर्देशों की सूचना दी जाती है।
प्रयोग	सामान्य व्यावसायिक, संगठनात्मक, या प्रशासनिक कार्यों में प्रयोग किया जाता है।	मुख्य रूप से सरकारी कार्यालयों और विभागों में नीतिगत या प्रशासनिक निर्णयों की जानकारी देने के लिए उपयोग होता है।
जारी करने वाला प्राधिकरण	निजी कंपनियां, संस्थान, संगठन या सरकारी विभाग।	केवल सरकारी विभागों या कार्यालयों द्वारा जारी किया जाता है।
स्वरूप	औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है, छोटा और संक्षिप्त होता है।	पूरी तरह से औपचारिक होता है, विस्तृत और विधिवत भाषा में लिखा जाता है।
उदाहरण	किसी कंपनी द्वारा कर्मचारियों को नई नीति के बारे में जानकारी देना।	भारत सरकार द्वारा वेतन संशोधन या कर्मचारी लाभों में परिवर्तन की अधिसूचना जारी करना।

मुख्य अंतर:

• ज्ञापन किसी भी संगठन या संस्था द्वारा जारी किया जा सकता है, जबकि कार्यालय ज्ञापन केवल सरकारी संस्थानों द्वारा जारी किया जाता है।
• ज्ञापन का स्वरूप अनौपचारिक भी हो सकता है, जबकि कार्यालय ज्ञापन हमेशा औपचारिक होता है।
• ज्ञापन में किसी भी सामान्य सूचना, बैठक की जानकारी, या आंतरिक निर्देश हो सकते हैं, जबकि कार्यालय ज्ञापन में सरकारी नीतियों, नियमों, और आदेशों की सूचना होती है।

ज्ञापन का प्रारूप, ज्ञापन कैसे लिखा जाता है

ज्ञापन को समझने के लिए सबसे पहले हम ज्ञापन के प्रारूप को समझने का प्रयास करते हैं फिर हम ज्ञापन के एक उदाहरण को देखेंगे।

        [मूल विषय वस्तु, जिस विषय में जिसकी सूचना देनी है उसके बारे में यहां लिखा जाता है______________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________]

सेवा में,
[जिन व्यक्तियों को भेजा जाना है
उन सभी का नाम या विभागों का नाम
यहां लिखा जाता है।]

अब एक उदाहरण देखते हैं:-

संख्या:4(7) कृषि/2021/245-395                                                                                पश्चिम बंगाल, 3 अप्रैल 2021

1 मई से हम प्रदेश में कृषि विकास योजना अभियान आरंभ करने जा रहे हैं इस अभियान के तहत पश्चिम बंगाल के विभिन्न क्षेत्रों में किसानों को कृषि के विभिन्न तरीकों एवं कीटनाशकों के प्रयोग एवं सरकार द्वारा मदद के बारे में जानकारी दी जाएगी जिससे किसान कृषि के उपज को बढ़ा सकता है। इस बड़े अभियान में प्रत्येक अधिकारी व कर्मचारियों से सहयोग की अपेक्षा है हमें प्रदेश के प्रत्येक गांव के हर एक गली मोहल्ले तक इस सूचना को पहुंचाना है और यह प्रयास करना है कि एक भी किसान कृषि विकास योजना से वंचित न रह जाए।

सेवा में,
१. निदेशक कृषि विभाग
२. सभी मुख्य कृषि अधिकारी
३. सभी कृषि अधिकारी

ज्ञापन की विशेषताएँ

ज्ञापन (Memorandum) एक औपचारिक दस्तावेज़ होता है, जिसका उपयोग किसी संगठन, सरकारी विभाग या व्यवसाय में आधिकारिक जानकारी साझा करने, निर्णयों को संप्रेषित करने और निर्देश देने के लिए किया जाता है। इसकी कुछ प्रमुख विशेषताएँ निम्नलिखित हैं:

1. औपचारिकता (Formality) – ज्ञापन एक आधिकारिक दस्तावेज़ होता है और इसका उपयोग मुख्य रूप से सरकारी, व्यवसायिक एवं प्रशासनिक संचार में किया जाता है।
2. संक्षिप्तता (Conciseness) – इसमें जानकारी स्पष्ट और संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत की जाती है ताकि पाठक को आवश्यक संदेश शीघ्रता से समझ में आ सके।
3. लक्ष्य-उन्मुख (Objective-Oriented) – ज्ञापन किसी विशेष उद्देश्य को ध्यान में रखकर लिखा जाता है, जैसे – सूचना देना, आदेश देना, अनुशंसा करना, या निर्देश देना।
4. लेखन शैली (Writing Style) – यह आमतौर पर व्यावसायिक और औपचारिक भाषा में लिखा जाता है, जिससे संचार प्रभावी एवं सुगम हो।
5. स्पष्टता (Clarity) – ज्ञापन की भाषा सरल, स्पष्ट और तर्कसंगत होती है ताकि कोई भ्रम न हो और सूचना आसानी से समझी जा सके।
6. आंतरिक संचार (Internal Communication) – यह मुख्य रूप से किसी संगठन या विभाग के आंतरिक संचार के लिए प्रयोग किया जाता है, लेकिन कभी-कभी बाहरी संस्थाओं को भी भेजा जाता है।
7. संरचना (Structure) – ज्ञापन की एक निश्चित संरचना होती है, जिसमें शीर्षक, विषय, संदर्भ संख्या, तिथि, प्राप्तकर्ता का नाम, मुख्य संदेश और प्रेषक का नाम एवं पदनाम शामिल होता है।
8. प्राधिकरण (Authority) – यह संगठन या विभाग के किसी उच्च पदाधिकारी या अधिकृत व्यक्ति द्वारा जारी किया जाता है, जिससे इसे आधिकारिक मान्यता प्राप्त होती है।
9. रिकॉर्ड रखने में सहायक (Record Keeping) – ज्ञापन लिखित प्रमाण के रूप में कार्य करता है, जिसे भविष्य में संदर्भ के रूप में उपयोग किया जा सकता है।
10. संवेदनशीलता (Confidentiality) – कुछ ज्ञापन संवेदनशील होते हैं और केवल संबंधित व्यक्तियों के लिए ही जारी किए जाते हैं, जिससे गोपनीयता बनी रहती है।

ज्ञापन सरकारी, प्रशासनिक, व्यावसायिक एवं शैक्षणिक क्षेत्रों में संचार को प्रभावी बनाने के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण है।

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कार्यालय ज्ञापन की विशेषताएँ

कार्यालय ज्ञापन (Office Memorandum) एक सरकारी या आधिकारिक दस्तावेज होता है, जिसका उपयोग प्रशासनिक आदेश, नीतिगत निर्णय, दिशा-निर्देश या आधिकारिक संचार के लिए किया जाता है। यह आमतौर पर सरकारी विभागों, संगठनों और संस्थानों द्वारा आंतरिक संचार के लिए जारी किया जाता है। इसकी प्रमुख विशेषताएँ निम्नलिखित हैं:

1. आधिकारिक दस्तावेज

कार्यालय ज्ञापन एक आधिकारिक दस्तावेज होता है, जिसे सरकार, संस्थान या संगठन द्वारा जारी किया जाता है। यह प्रशासनिक कार्यों को संचालित करने और संचार को सुचारू बनाने में सहायक होता है।

2. आंतरिक संचार का माध्यम

यह किसी विभाग या संगठन के आंतरिक संचार के लिए प्रयोग किया जाता है। इसके माध्यम से नीतियों, आदेशों, दिशा-निर्देशों और अन्य महत्वपूर्ण सूचनाओं को अधिकारियों और कर्मचारियों तक पहुँचाया जाता है।

3. लिखित आदेश का स्वरूप

कार्यालय ज्ञापन में स्पष्ट रूप से निर्देश, आदेश या सूचना दी जाती है। इसमें भाषा सरल, संक्षिप्त और औपचारिक होती है ताकि जानकारी को आसानी से समझा जा सके।

4. विधिक महत्व

कार्यालय ज्ञापन कानूनी रूप से महत्वपूर्ण होता है क्योंकि यह सरकारी या संस्थागत आदेशों को लिखित रूप में प्रस्तुत करता है। कई मामलों में यह नीतिगत निर्णयों का प्रमाण होता है।

5. नीति या नियमों से संबंधित

अधिकांश कार्यालय ज्ञापन नीति संबंधी मामलों, वेतन वृद्धि, भत्तों, सेवाओं की शर्तों, नियुक्ति, स्थानांतरण, पदोन्नति आदि से संबंधित होते हैं।

6. स्पष्ट और संक्षिप्त

कार्यालय ज्ञापन को संक्षिप्त और स्पष्ट रूप में तैयार किया जाता है ताकि इसे पढ़ने और समझने में कोई कठिनाई न हो। इसमें अनावश्यक जानकारी नहीं जोड़ी जाती।

7. एकपक्षीय आदेश

यह आमतौर पर एकतरफा आदेश (Unilateral Order) होता है, जिसे उच्च प्राधिकरण द्वारा जारी किया जाता है और जिस पर अधीनस्थ अधिकारियों व कर्मचारियों को पालन करना अनिवार्य होता है।

8. कोई हस्ताक्षर आवश्यक नहीं

कार्यालय ज्ञापन के अंत में आमतौर पर जारीकर्ता का नाम और पदनाम दिया जाता है, लेकिन इसमें हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती। यह इसे अन्य आधिकारिक दस्तावेजों से अलग बनाता है।

9. प्रशासनिक प्रक्रिया को सरल बनाना

यह सरकारी कार्यों को सुचारू और प्रभावी ढंग से संचालित करने में मदद करता है। विभिन्न सरकारी विभागों और संस्थानों में कार्यालय ज्ञापन का व्यापक उपयोग होता है।

10. विशिष्ट प्रारूप में जारी किया जाता है

कार्यालय ज्ञापन आमतौर पर एक निश्चित प्रारूप में जारी किया जाता है, जिसमें विषय, संदर्भ संख्या, तिथि, संबोधित अधिकारी या विभाग, आदेश की सामग्री और अंत में जारीकर्ता का नाम एवं पदनाम शामिल होता है।

 

अधिसूचना क्या है या अधिसूचना क्या होता है

अधिसूचना को हम इस प्रकार से समझ सकते हैं जैसे कि सभी के पास स्मार्टफोन तो होंगे ही जब कभी कंपनी या कोई एप्स अपडेट होता है तो आपके फोन में भी अधिसूचना यानी notification के द्वारा बताई जाती हैं या फिर आपके मैसेज या व्हाट्सएप या फेसबुक में कभी भी मैसेज आते हैं तो आपको अधिसूचित किया जाता है इसे भी हम अधिसूचना कहेंगे लेकिन हम आज जिस अधिसूचना के बारे में बातें करने जा रहे हैं वह है सरकार द्वारा जनता को विभिन्न प्रकार की जानकारी या बदलाव के बारे में अधिसूचना यानी notification के द्वारा सूचित करना। यह सूचना केवल राष्ट्रपति, प्रधानमंत्री, राज्यपाल, मुख्यमंत्री द्वारा लोगों को बदलाव या नयी जानकारी के बारे में राजपत्र या (गजट) के माध्यम से लोगों तक पहुंचाई जाती है इसे ही कहा जाता है नोटिफिकेशन या फिर अधिसूचना। अधिसूचना किसी समाचार पत्र या फिर अखबार में प्रकाशित नहीं होती है बल्कि इसे केवल और केवल गजट या राजपत्र में ही प्रकाशित किया जा सकता है। जो भी अधिसूचना राजपत्रों में प्रकाशित किया जाता है वह विशेष अंक में ही प्रकाशित होते हैं। वास्तव में ये सूचना राष्ट्रपति या राज्यपालों की ओर से ही जारी किया जाता हैं। जिसके कारण इसमें प्रेषक का उल्लेख नहीं किया जाता है या नहीं होता है। सूचना पाने वाले जो भी अधिकारी अथवा कर्मचारी होते हैं उन्हें पृष्ठांकन से एक प्रति भेज दी जाती है। इसके अतिरिक्त लेखा विभाग या अन्य सम्बद्ध विभाग को भी इसकी सूचना दे दी जाती है।

अधिसूचना का अर्थ

अधिसूचना को अंग्रेजी में notification कहा जाता है। अधिसूचना का अर्थ होता है प्रशासन द्वारा जारी की गई विशेष सूचना।

अधिसूचना की परिभाषा या अधिसूचना किसे कहते हैं

भारत सरकार द्वारा जारी सूचना, सरकारी नियम, सरकारी आदेश या चेतावनी या नियुक्ति या राष्ट्रीय अवकाश या बंदी आदि से संबंधित सूचना या आदेश को संबंधित व्यक्तियों एवं आम जनता के लिए राजपत्र (गज़ट) में प्रकाशित सूचना को ही अधिसूचना कहते हैं।

विभिन्न विद्वानों और विशेषज्ञों ने अधिसूचना की परिभाषा इस प्रकार दी है:

1. ब्लैक्स लॉ डिक्शनरी (Black’s Law Dictionary):
   “अधिसूचना एक आधिकारिक सूचना या घोषणा है, जिसे विधिक प्रभाव उत्पन्न करने के उद्देश्य से प्रकाशित किया जाता है।”

2. डॉ. जॉन एफ. गार्नर (Dr. John F. Garner):
   “किसी सरकारी निकाय या संस्था द्वारा जारी किया गया औपचारिक वक्तव्य या निर्देश, जो कानूनी या प्रशासनिक उद्देश्यों को पूरा करता है, अधिसूचना कहलाता है।”

अधिसूचना कहाँ प्रकाशित होती है

अधिसूचना राजपत्र या गजट में प्रकाशित होती है

सूचना और अधिसूचना में क्या अंतर हैं

सूचना आधिकारिक जानकारी नहीं होती है।सूचना हमें कहीं से भी कोई भी इंसान या व्यक्ति किसी भी वक्त दे सकता है जैसे कहीं पर सड़क दुर्घटना की सूचना या बेटा के स्कूल ना जाने की सूचना। सूचना का संबंध सरकारी आदेश या सूचना से नहीं होता है सूचना का सीधा संबंध खबर देना या सूचित करना होता है। सूचना केवल कुछ लोगों तक सीमित होता है।

             लेकिन अधिसूचना आधिकारिक तौर पर किया जाता है इसे सरकार के द्वारा बदलाव, चेतावनी, नियुक्ति, अवकाश, आदेश, आदि जैसे सूचनाएं जनता को दी जाती है यह अधिसूचना केवल राजपत्र में ही एक विशेष अंक पर प्रकाशित होता है फिर उसे आम जनता तक पहुंचा दी जाती हैं। यह देश के सभी निवासी या राज्य के सभी निवासियों के लिए होता है। अधिसूचना उच्च पदाधिकारी द्वारा प्रकाशित किया जाता है जैसे राष्ट्रपति द्वारा जारी अधिसूचना, मुख्यमंत्री या राज्यपाल द्वारा जारी सूचना, मौसम विभाग द्वारा जारी सूचना जैसे कि इन राज्यों में 7 दिनों तक आंधी के साथ भारी बारिश से मौसम खराब रहेगा।